Chargé(e) d'appui au projet, Conakry, Guinea

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Diversité: Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l’endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l’organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d’échelle.

Harmonisation vie professionnelle: L’UNOPS valorise ses collaborateurs et reconnaît l’importance de trouver un équilibre entre les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressive d’harmonisation entre travail et vie personnelle, et proposons plusieurs options de travail flexibles. Cette politique s’applique au personnel de l’UNOPS pour tous les types de contrat et à tous les niveaux

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.

Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies soutenant la mise en œuvre efficace des projets de ses partenaires dans les domaines humanitaires, de consolidation de la paix et de développement. Conformément à son mandat, l’UNOPS est une ressource centrale des Nations Unies et fournit des services durables en matière de gestion de projets, d’achats et d’infrastructures à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’entités onusiennes. Fort de plus de 7 000 membres du personnel présents dans 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les capacités logistiques, techniques et de gestion selon les besoins identifiés. L’organisation met simultanément en œuvre pour ses partenaires environ 1 000 projets par année, contribuant à l’atteinte de résultats sur le terrain, souvent dans des contextes parmi les plus difficiles au monde.

Le projet « AgriFarm », financé par le FIDA, la Banque Arabe de Développement en Afrique (BADEA), l’OFID a décidé de faire appel à l’UNOPS dans le cadre d’une convention de maitrise d’ouvrage déléguée pour la mise en œuvre d’une partie des aménagements hydro-agricoles financés par le FIDA et de l’acquisition de matériel roulant pour les besoins de gestion du projet.

Dans ce cadre, le bureau de l’UNOPS basé à Conakry, Guinée recrute un/une Chargé(e) d’Appui au projet.Sous la supervision directe du Chef de projet, le/la Chargé(e) d’appui au projet sera appelé ‘e) à assurer les attributions et responsabilités suivantes :

a. La mise en œuvre du projet

Assiste le chef de projet dans l’établissement des différents plans (HR, Procurement, PTA) et en assure le suivi
Préparer et maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes
Gérer le flux d’information, le contrôle de changements, le registre des risques et la résolution des problèmes en établissant des procédures de contrôle des documents
Informer et conseiller le chef de projet à l’égard de tout écart par rapport au plan et effectuer les mises à jour nécessaires

b. La gestion des finances et des achats

Vérifier la conformité des requêtes avec les règles et procédures de l’UNOPS
Vérifier l’imputation des dépenses, la disponibilité des fonds, avant la saisie des opérations financières dans OneUnops
Assurer le suivi des paiements des prestataires et le contrôle à posteriori des services rendus
Faire l’état de rapprochement des dépenses/prévisions en fin d’année (annulation des obligations non liquidées)
Assister le chef de projet dans la rédaction des contrats et dans le suivi des décaissements
Revue des termes de références des consultants et des cabinets de consultants, Compilation des dossiers (formulaire interne, CV, Termes de référence) avant transmission au service des ressources humaines
Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS
Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail
Traiter les paiements directs et les demandes de paiement anticipé
Préparer les révisions budgétaires à soumettre au service des finances de l’UNOPS pour approbation
S’assurer de la conformité des rapports par rapport aux exigences du client et à celles de l’UNOPS

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procurement

Avertir le chef de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives
Coordonner les rencontres, les communications et les rapports nécessaires avec les fournisseurs

c. Le suivi et l’élaboration de rapports

Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant le chef de projet
Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien
Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registres de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par le chef de projet
Soutenir le chef de projet en assurant la gestion des éléments suivants : i. Dossier électronique ; ii. Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle no 12
Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission
Assister le chef de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles

d. La coordination et la gestion des parties prenantes et des communications

Initier les correspondances dans le cadre de l’exécution du projet et en assurer le suivi

e. La gestion des connaissances et l’innovation

Contribuer à la diffusion et au partage des bonnes pratiques et leçons apprises en matière de planification et de renforcement des connaissances
Apporter son expertise dans l’utilisation d’outils et de techniques

Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation.

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Formation

Une Licence (BAC +3) dans le domaine de l’administration des affaires, économie, logistique, gestion, Administrative, comptabilité, relations internationales ou autres sciences sociales pertinentes est requis.

Un Master (BAC +5) dans le domaine de l’administration des affaires, économie, logistique, gestion, Administrative, comptabilité, relations internationales ou autres sciences sociales pertinentes est un atout.

Expérience Professionnelle

Au moins 2 années d’expérience pertinente avec prise de responsabilités progressive, principalement axées sur la supervision, la production de rapports, le développement et la coordination, dans le domaine de la gestion de projets.

Une expérience de travail dans des contextes d’aide humanitaire d’urgence est un atout

Une bonne connaissance des mécanismes de coordination humanitaire, des donateurs, des mesures de sécurité et des activités dans ce domaine est souhaitable.

Une connaissance avérée des règles et procédures des Nations Unies dans les domaines des achats, des finances, des ressources humaines ainsi que la connaissance des règles et règlements administratifs des Nations Unies sont un atout.

Expérience au sein d’organisations internationales est un atout.

LangueUne maîtrise parfaite du français parlé, lu et écrit est exigée Un niveau intermédiaire en anglais est requisContract type: Local ICA Contract Agreement (LICA)Contract level: LICA 8 / ICS 8Contract duration: 1 anFor more details about the ICA contractual modality, please follow this link:https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
Harmonisation vie professionnelle – L’UNOPS valorise ses collaborateurs et reconnaît l’importance de trouver un équilibre entre les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressive d’harmonisation entre travail et vie personnelle, et proposons plusieurs options de travail flexibles. Cette politique s’applique au personnel de l’UNOPS pour tous les types de contrat et à tous les niveaux.
Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.

Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

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