Sous la direction et la supervision directe du Représentant résident, l’Assistante assure le fonctionnement efficace et efficiente du secrétariat en garantissant toute confidentialité dans tous les aspects de l’exercice de ses fonctions, la tenue des procédures protocolaires, la gestion de la circulation de l’information et le suivi des échéances et des engagements pris.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel du PNUD, des agences du SNU et les autorités nationales en vue d’assurer une meilleure circulation de l’information, la réalisation des instructions et actions inscrites sur les agendas.

Le rôle de l’Assistante est d’apporter un appui efficace au Représentant résident pour la bonne exécution des activités du bureau de la Représentation. Sous la supervision du RR, il/elle assure les fonctions principales suivantes:

Pour un fonctionnement effectif et efficace du Bureau du RR :

• Arranger les rendez-vous et mettre à jour le calendrier de travail du superviseur, recevoir les visiteurs, prendre en charge les communications téléphoniques et fournir les renseignements demandés avec tact et discrétion ;
• Se charger du protocole : arrangement des réunions avec les hauts fonctionnaires de haut rang, et en assurer le secrétariat ;
• Arranger les réunions internes et externes auxquelles peuvent participer des fonctionnaires de haut rang, et en assurer le secrétariat ;
• Prendre note en sténographie sur divers sujets et en assurer la rédaction conformément aux normes techniques du secrétariat spécifiques aux Nations Unies ; assurer la dactylographie des correspondances, documents et rapports dont certains sont de caractère confidentiel ;
• Préparer la rédaction et la dactylographie de correspondances de moindre importance et en assurer le suivi ;
• Assurer les traductions informelles et servir d’interprète en cas de nécessité ;
• Tenir à jour la liste des noms, adresses, numéros de téléphone des Ministres, des hautes personnalités gouvernementales et des membres du corps diplomatiques ;
• Arranger les formalités de voyage du superviseur et maintenir une liaison constante avec les autres sections du bureau pour assurer une continuation normale des activités du bureau pendant son absence.

Pour assurer un soutien efficace au niveau du bureau:

• Maintenir un système adéquat de suivi et de classement des dossiers dont la tenue lui incombe directement, notamment ceux concernant tous les dossiers confidentiels et les dossiers relatifs aux Assemblées générales du PNUD et de l’ONU ;
• Maintenir une liaison permanente avec toutes les sections du bureau : recherche, sélection et diffusion d’information pouvant servir dans le cadre du travail ; communication des directives/instructions aux autres secrétaires si nécessaires ; tenir les chefs de section informés sur les rendez-vous du RR qui intéresseraient leur domaine ;
• Faciliter le partage des informations entre l’Equipe Pays et l’Unité de Coordination ;
• Faire le suivi des dates butoirs des actions à entreprendre, des engagements à réaliser et coordonner la collecte et la soumission des rapports au RR ;
• Assurer la réception, le tri et la distribution des courriers et vérifier que les correspondances préparées par les collaborateurs ont été dûment visées par les supérieurs hiérarchiques de ceux-ci avant leur soumission à la signature du RR.

Pour faciliter le renforcement et la gestion des connaissances :

• Contribuer aux réseaux de connaissance ;
• Organiser des formations spécialisées en secrétariat ;
• Organiser des formations pour le personnel des NU dans les domaines de la coordination ; l’administration et des questions de protocole.

Impact des résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité du bureau du RR. La bonne analyse et la présentation de l’information renforcent la capacité du bureau du RR et promeut l’image du PNUD comme une contribution effective au développement du pays. L’organisation personnelle du titulaire du poste est un facteur déterminant pour l’atteinte des résultats et le respect des délais impartis.

Développement et Efficacité opérationnelle

• Aptitude à exécuter une multiple de tâches en vue de permettre un fonctionnement efficace et effectif du bureau du RR, intégrant la gestion des données/délais, la maintenance du protocole, le flux des informations.
• Confidentialité ;
• Aptitude à contribuer aux processus techniques de négociations, à l’élaboration et la mise en œuvre de nouveau système de gestion de données.

Auto-gestion et leadership

• Pratique une éthique de services orientés vers le client et réagit de manière positive aux réponses obtenues ;
• Aborde le travail avec énergie et une attitude positive et constructive ;
• Demeure calme, pondéré et d’humeur égale même sous pression

Education:

• Fin d’études secondaires avec formation en Secrétariat.
• Formation universitaire souhaitée, mais pas exigée.

Experience:

• Six (6) années d’expériences professionnelles dans le domaine du secrétariat de haut niveau. Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel,…) Expérience dans l’utilisation des systèmes de gestion en ligne.

Langues

• Très bonne maîtrise du français. Une bonne connaissance de l’anglais ou d’une langue locale serait un atout.

Autres

• Fréquents contacts internes et externes, notamment avec des personnalités de haut rang, les diplomates, les Chefs d’agences, le Secrétariat des Nations Unies et le Siège.

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